Descubre cómo poner en práctica un principio ágil que te ayudará a que tú y tu equipo seáis aún más eficaces.

¡Espero que te ayude!

Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? Hoy te vengo a hablar de uno de los valores ágiles que me preguntan mucho las organizaciones y es uno de los que yo trabajo mucho con los equipos y creo que te puede ayudar. El valor es “software funcionando sobre documentación excesiva”. Recordemos que todo el tema de la agilidad viene de un grupo de ingenieros, por eso el nombre de este valor, pero si nos lo llevamos a cualquier ámbito, área de la organización, hace referencia a simplifica el máximo posible. Simplifiquemos, eliminemos la burocracia al máximo. ¿Por qué? Porque para ser ágil, para ser más eficiente, la burocracia, como sabéis, no ayuda nada. Entonces, ¿por dónde podemos empezar en nuestro equipo si yo quiero tratar de mejorar esto? Pues mira, todos los equipos tenemos procesos y procedimientos, ¿cierto? Hay algunos que nos vienen dados. Sobre esos, poco podemos hacer. Si es un procedimiento a nivel compañía, porque somos una empresa enorme y nos viene desde Alemania, ahí no podemos hacer nada. Sin embargo, hay un montón de procesos y procedimientos a nivel área, departamento o equipo transversal que trabajemos, sobre los que sí, estoy segura, que sí que podemos hacer algo.

Entonces, ¿en qué consiste? mira, ¿cómo trabajo yo con los equipos? Os lo cuento: lo primero hacemos una lista de todos esos procesos y procedimientos que se trabajan en el área concreto, no a nivel de organización, en el área en concreto y sobre los que sí que podemos hacer algo. Hacemos esa lista. Entre todos los miembros del equipo decidimos qué procesos podemos o necesitamos cambiar, mejorar, actualizar, lo que sea.

Siempre empezamos por uno de ellos, el más prioritario para el equipo y decimos ok, ¿y ahora qué vamos a hacer? Lo que vamos a hacer es desgranar ese proceso o procedimiento y entre todos, insisto, esto es muy importante para que todas las personas del equipo estén involucradas y estén comprometidas con esto que vamos a hacer. Entre todos, lo que hacemos es especificar, detallar desde que empieza el procedimiento o la herramienta o lo que sea hasta que finaliza ese proceso o procedimiento. Entonces, lo escribimos todo y vamos analizando punto a punto y viendo cuál de ellos es impepinable y si está bien como está o si se puede cambiar, modificar o incluso eliminar, por raro que os parezca, también lo hacemos. Entonces, una vez que tú tienes ese listado de todos los puntos que conlleva realizar ese proceso o procedimiento, se habla uno por uno y se va analizando cómo se puede mejorar cada uno de ellos, si tienen sentido, si los vamos a mantener tal cual, si los vamos a modificar de alguna manera o si los vamos a eliminar. Este proceso que yo os cuento así relativamente muy rápido nos lleva bastantes horas. De hecho, con varios equipos yo he invertido una jornada de trabajo con un proceso.

Algo más que destacar y es que tiene que encargarse de tomar las notas de cómo queda ese nuevo proceso o procedimiento que hemos acordado entre todos, de cómo se va a hacer y a partir de ahí se empieza a trabajar bajo esa nueva forma de hacer. Esto nos queda aquí, por supuesto. A la semana, 15 días, al mes, depende mucho el tipo de proceso o procedimiento, lo volvemos a revisar.

Volvemos a revisar todos los puntos que pusimos, cómo están y vemos uno a uno si están funcionando bien, si algo hay que adaptar, si algo hay que modificar y esto lo vamos haciendo procedimiento por procedimiento y sobre todo, como yo digo, los claves del área. No tocamos todo, tocamos los procedimientos o procesos clave del área, sobre todo para empezar.

Os aseguro que esto ayuda a los equipos de una manera que no os podéis imaginar, porque somos más ágiles, porque somos más eficientes, porque la gente está más contenta y además porque se ha involucrado en el proceso de cambio de ese proceso o procedimiento.

Recordad que es muy importante, yo soy muy pesada con esto, que las personas estén comprometidas y la única manera de tú comprometer a alguien es que no te lo impongan, sino que tú participes en ese cambio. Por tanto, esta es una forma en la que todo el equipo participa, da su opinión, expone. Es cierto, muy importante que tiene que haber un moderador, pues a veces me contratan a mí, a veces si esto está dominado, yo preparo al manager o al responsable o el responsable del manager ya está preparado, pero se trata de hacer partícipes, el responsable o el manager va a ser uno más del equipo y no va a ser el que determine ningún cambio ni ninguna eliminación, nada, todo lo hace el equipo, obviamente si estamos diciendo alguna cosa que es muy loca siempre se puede decir, “oye chicos recordad que esto lo pusimos por tal cosa o que esto viene marcado en la dirección”, vale ok, pues no lo tocamos, esto puede pasar, pero recordemos que somos un equipo y es importante lo que digan todas las personas, incluso si tenemos becarios, hay veces que también dicen cosas que son maravillosas y nos dan otros puntos de vista, dejemos hablar a todos, desde el junior hasta el más senior, todo el mundo tiene algo que opinar y esto es importante que lo tengamos muy en cuenta.

Bueno, pues espero que esto te animes a ponerlo en práctica en tu área o en tu proyecto transversal o en el departamento en el que estés actualmente, cualquier cosa aquí me tienes y ya sabes, si te gusta, ¡comparte!

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SÉ ágil (agile) y VIVE la agilidad: https://www.cristinagmanzano.com/se-agil-y-vive-la-agilidad/

Qué ES y en Qué CONSISTE la Cultura AGILE: https://www.cristinagmanzano.com/que-es-y-en-que-consiste-la-cultura/

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

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