En este post te comparto algo que puedes poner en práctica en tus reuniones.

¡Confío que te ayude!

Hola, ¿qué tal? ¿Cómo estáis? Hoy vengo a hablaros de cómo hago mis reuniones para que sean ágiles y eficaces y eficientes. Es algo que me preguntan mucho y dije, venga va, pues voy a hacer un podcast, un post sobre este tema.

Pues mirad, lo primero que yo hago es que cuando envío la convocatoria, en la propia convocatoria ya va la agenda, para que las personas que vengan sepan de lo que vamos a hablar. Y además solo envío la convocatoria a aquellas personas que realmente tienen que estar. Una de las cosas que vosotros sabréis que se comentan en las empresas como errores, es que se envían convocatorias de reuniones a gente que realmente no tiene por qué asistir y lo que estamos haciendo es no respetar el tiempo de esas personas.

Además, establezco un tiempo, bueno, en la convocatoria se indica, pero cuando se empieza la reunión, yo siempre recuerdo, “para esta reunión tenemos 30 minutos” y si es la primera reunión en la que voy a trabajar de esta manera, o es gente que aún no ha trabajado conmigo, explico un poco cómo lo vamos a hacer. A mí me gusta siempre que haya, creo que es necesario para que sean eficientes, un moderador. En este caso lo soy yo cuando convoco la reunión, pero si trabajo con equipos, lo que hago es que este rol que yo os voy a contar, hago que lo tengan otras personas del equipo. Todo él va rotando para que no sea solo una persona la que se encargue de hacer todo. Al principio de la reunión, cuando os digo que son las primeras que a lo mejor tienen conmigo con esta forma de hacer, con esta metodología, si lo queréis llamar así, nos saludamos y explico “Tenemos 40 minutos para hablar de los temas que os envíe la agenda. Si os parece, empezamos con el primero. En estas reuniones vamos a ir totalmente al grano, paso a paso, punto a punto. Y yo, si os parece, os iré marcando un poco los tiempos para que no se nos vayan”. Entonces, ¿qué pasa? De primeras a veces queda un poco como un poco fuerte, sobre todo me pasa cuando, esto lo cuento mucho, cuando me pasa que trabajo con Latinoamérica, pues ellos lo ven como a veces un poco agresivo, porque ellos, sabes que tienden a hacer unas instrucciones más amplias, a saludarse mucho, a contarse cómo están todos y para que una reunión sea eficiente, eficaz y se termine el tiempo que se tiene que terminar, tenemos que ir un poco más al grano. Bueno, una vez explicado esto, empezamos y se sigue la agenda. Controlamos los tiempos. Controlo y voy dando paso a cada uno de los puntos de la agenda.

Si, por ejemplo, en uno de los puntos se nos va un poco de tiempo, digo, “disculpad, tenemos dos minutos más para tratar este punto. Si vemos que se nos alarga y que no lo podemos cerrar esta reunión, lo hablamos y vemos y posponemos el hablar de este punto en una reunión posterior, pero tenemos 40 minutos”.

Yo intento siempre respetar mucho los tiempos porque creo, además, que es el respeto a las personas, porque las personas tienen sus agendas y tendemos a no respetar las agendas ni de las personas ni tampoco la nuestra. Y esto es algo fundamental. Si yo no respeto mi propia agenda, ¿quién lo va a hacer? Esto es algo que es importante también recalcar.

Quiero comentar además que cuando las reuniones son presenciales, es verdad que a veces, hay que contar como cinco minutos antes, cinco minutos después, que siempre se me suelen ir, los saludos son más largos, los cierres, hay otro tipo de reacciones, mientras que en el online es todo más fácil en este sentido para hacerlas en el tiempo exacto.

Luego, una vez que llegamos al final y que ya vamos controlando que se cumpla todo, tenemos que llegar a unos acuerdos. En este caso, si yo estoy moderando, tomo nota de quién va a hacer qué, quién se encarga de cada cosa. Si yo siempre trato, si son mis equipos, de que sean las personas las que decidan de qué se va a encargar cada una. Lanzo la pregunta de: “¿quién se encarga de esto que tenemos que hacer?”. Prefiero que la gente levante la mano. Recordemos que una persona se va a comprometer mucho más cuando lo dice ella misma que cuando es impuesto. Luego, de todos estos acuerdos, establecemos qué acuerdos o qué cosas conllevan un seguimiento y establecemos los puntos de seguimiento y luego lo anotamos todo en un documento compartido.

Yo intento no enviamos e-mails para enviar el cierre de reuniones, porque al final se acumulan e-mails y tampoco sirven de mucho. Entonces, ¿yo qué hago? Decidimos de forma conjunta dónde lo ponemos y generalmente es en la herramienta colaborativa con la que se esté trabajando, puede ser Planner, Trello, Microsoft Project, la que sea, o bien lo ponemos en un drive compartido en SharePoint, en el lugar que se acuerde entre todos. Lo ponemos en ese lugar para que la gente pueda recurrir y pueda revisarlo cuando necesite.

Y algo que siempre hago al final de las reuniones es dejar cinco minutos, no más, para analizar cómo ha sido la reunión en sí, cómo la han percibido, qué cambios harían, si les ha gustado también que cumplamos los tiempos, que seamos muy estrictos, qué cosas podemos mejorar para las próximas reuniones, cómo se han sentido ellos durante la reunión, si se han sentido partícipes o no y que lo comenten. Para esta última parte suelo utilizar la dinámica que se llama Happiness Door, que os la comenté en un podcast de hace unos meses. Os dejo el link para que podáis escuchar en qué consiste. Pero es algo muy simple en el que pongo unos iconos, si es online, lo pongo en una herramienta de colaboración, una herramienta de co-creación como puede ser Mural, en el que pongo un icono con una cara sonriente, un icono con una cara seria y un icono con una cara triste, para que ellos se animen y pongan post-its o escriban directamente qué cosas les han gustado, qué cosas cambiarían y qué cosas podrían eliminar.

Espero que esto te resulte interesante, que lo puedas poner en práctica con tus equipos y con las personas que trabajes.

Si tienes alguna duda, sabes que aquí me tienes y si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

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