En este post te cuento algo que me ayuda mucho a gestionar mi agenda de forma muy eficiente.

¡Espero que te ayude!

Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? ¡Cómo no yo iba a meter a lo largo del año algún podcast, algún post que hablara de planificación y organización! Porque todo el que me conocéis, sabéis que es uno de mis puntos fuertes y lo trabajo mucho y además lo trabajo muy relacionado con la agilidad, utilizando herramientas ágiles y hay algo que os quiero comentar que creo que a lo mejor puede ayudar a gestionarse mejor, porque algo que me encuentro es que la gente no respeta sus propias agendas. Es decir, ¿yo para qué invierto un montón de tiempo planificándome y poniéndome todo en la agenda, si luego no lo cumplo? ¿Qué está pasando ahí? Analicémoslo.

¿Qué es lo que me pasa con muchas personas que son demasiado ambiciosos? Es decir, si tú sabes que tu trabajo diario, durante las ocho horas, tres de ellas o cuatro incluso, van a ser de imprevistos y no vas a poder seguir la agenda, no te lo marques en agenda, porque lo único que vas a hacer es frustrarte. Déjate cuatro horas libres y te marcas las otras cuatro, porque si ya sabes de antemano que no lo vas a cumplir, ¿para qué ponerlo en agenda? Te estás agobiando. Este como primer punto.

Otro segundo punto es que muchas veces nos llaman y nos dicen: “es que es urgente”, envíame tal cosa. Recordad, ¿urgencia para quién y qué es urgencia? Porque para mí la urgencia a lo mejor es que lo necesitas ya mismo y para la persona que lo está pidiendo, la urgencia es que lo necesita en 48 horas. Recordad esto, de verdad, recordadlo, porque me ha pasado muchas veces y ayuda solo el mero hecho de tomar conciencia de esto. A quien nos lo pide, le podemos decir: “ok, te lo paso (si hoy es martes) el jueves a la hora de comer, sin falta lo tienes”. Normalmente te dicen: “vale, ok”. Normalmente. Otra cosa es que por algo puntual no se pueda. También decir, “mira, ahora mismo me pillas con algo”, imaginad que estáis haciendo algo que para vosotros es importante y es urgente, para vosotros. Decimos “Mira, ahora mismo me pillas con una cosa que es muy importante y urgente, déjame día y medio porque no llego ahora mismo y tengo que entregar esto”. Y me decís: “sí, claro, pero ¿cuándo viene mi jefe y me lo pide?”. Ok, si tú sabes que esto va a pasar, insisto, resérvate horas del día para esto que pueda pasar. Se llaman colchones de tiempo y te los tienes que reservar, porque si no, tu agenda no tiene sentido y al final te abrumas, te agobias, piensas: “no he hecho nada”. No es que no hayas hecho nada, has hecho millones de cosas. Lo que pasa que no has hecho ninguna de las que tenías planificadas, pero ¡por qué no has sido realista con tu tiempo! Yo siempre digo, hay 2 cosas claves, el ser realista y el ser egoísta. Y ahora lo voy a explicar. Ser realista, como os he dicho, si yo mi día me lo voy a comer con imprevistos, me tengo que dejar medio día libre y solo ponerme cosas para hacer durante cuatro horas. Por otro lado, tengo que ser egoísta con mi agenda. Si yo me he puesto en esas cuatro horas que tengo que hacer X cosas y me vienen preguntando cosas, digamos “me pillas ahora que no te puedo atender, pero no te preocupes que mañana a primera hora comentamos”. Tengo que ser egoísta y respetar mi propia agenda.

Os aseguro que si no, no hay manera, porque al final todos trabajamos con muchísimas personas que si nos dejamos llevar, pues se nos va el tiempo y no avanzamos con lo que realmente también es importante. Recordad que la importancia es lo que lleva al logro de nuestros objetivos, no la urgencia. La urgencia lleva a, bueno, pues como yo digo, también hay que definir la urgencia, nos lleva a sacar cosas que dicen que son urgentes, pero yo siempre digo, urgente es cuando se quema la casa. Si se me está quemando la casa, eso es urgencia. Pero si la casa no se quema, no será tan urgente. Seguro que puede esperar 24 horas, fíjate, no te digo más. ¿Por qué? Porque yo en 24 horas, cuando termino mi día, me da tiempo a planificar el día siguiente y meter esta cosa urgente que me han mandado, pero necesito un tiempo mínimo para yo poder reorganizar mi agenda, porque si no es que es una auténtica locura. Entonces, por favor, recuerda esto. Resérvate colchones del tiempo que creas necesario y revisa la agenda si está siendo realista, porque a veces nos ponemos reuniones una tras otra y no tenemos tiempo para revisar ni para analizar lo que ha pasado.

Si no es realista, si no lo vas a cumplir, ¿qué sentido tiene que te lo pongas en la agenda? Déjatelo en un “to do” y poco a poco lo vas metiendo en agenda cuando tengas el espacio, pero si no tienes el espacio, no merece la pena, porque lo único que vas a hacer es acabar frustrado y agobiado, y eso no lo queremos. Y, por otro lado, sé egoísta con tu agenda y respétate. Si hemos dejado los correspondientes colchones del tiempo, entonces el resto de cosas que tienes que hacer, sí que las tenemos que hacer, ¿no? Perfecto, pues respétate a ti misma y a ti mismo y di “ok, esto lo tengo que hacer, dame un minuto, lo hablamos mañana, nos tomamos a la hora de comer un café” en los colchones del tiempo que tú te has reservado, pero respétate, porque si no te respetas tú a ti mismo la agenda, no lo va a hacer nadie, te lo aseguro.

Espero que esto te ayude a gestionarte un poquito mejor, cualquier duda, ya sabéis a dónde me tenéis, y como ya sabes, si te gusta, ¡comparte!

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Cristina González Manzano

Consultora de Talento. Gestión de proyectos.

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.

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