Hola, ¿qué tal? ¿Cómo estás? Hoy te vengo a hablar de las herramientas de colaboración y de las herramientas de co-creación, que hay mucha gente que cree que son lo mismo y lo mezcla todo, pero son cosas diferentes y creo que es interesante conocerlas, porque además cada vez se utilizan más asiduamente con todos los equipos, y previamente a hablar de ellas, debo de decir algo muy importante y es que hay que tener claros los acuerdos de equipo. Los acuerdos de equipo son como las reglas con las que vamos a trabajar y éstas nos ayudan a ser mucho más eficientes. Tengo un post en el que detallo mucho este tema de los acuerdos del equipo, te lo voy a dejar por aquí para que lo escuches previamente. Creo que te puede ayudar mucho. Entonces, una vez que ya tenemos estos acuerdos de equipo y sabemos cómo vamos a trabajar y ya hemos decidido qué herramientas y demás, os cuento.

Tenemos las herramientas de colaboración, que son herramientas que nos permiten trabajar todo el equipo a la vez, ver lo que está haciendo cada una de las personas del equipo y esto nos permite tener esa trazabilidad de lo que se está realizando en el departamento, en el área o en el equipo transversal que estamos trabajando. Estas herramientas son Planner, Trello, Project, Jira, Monday, hay un montón. Si me preguntáis cuáles son a día de hoy las más usadas, os diría, a nivel proyecto simple o para departamentos que no llevan proyectos de alta complejidad o para tareas más bien de gestión, utilizamos Planner, Trello también, sobre todo Planner. ¿Por qué? Porque Planner está dentro de Teams y es gratuito. Por ello, muchas empresas que antes utilizaban Trello, ahora se están pasando a Planner. Monday también es bastante intuitivo y tiene una versión también más económica, pero como os digo, principalmente se está utilizando Planner. Y Planner se visualiza como si fuera un Kanban en el que tú vas poniendo las columnas que consideres y vas avanzando por ellas. Esas tareas se pueden asignar a personas, os las podéis asignar a vosotros mismos. Lo ideal que sería, que de manera conjunta establezcáis todas las tareas que tenéis en el área y luego también que proactivamente la gente se anime a auto-asignarse esas tareas. No siempre pasa, pero siempre que se pueda es recomendable. Esto en cuanto a las herramientas de colaboración.

Y por otro lado, están las herramientas de co-creación, que son estas herramientas que se utilizan para hacer lluvias de ideas, brainstorming que llamamos, para hacer toma de decisiones conjunta. Entonces, ¿qué herramientas tenemos? Pues mirad, tenemos Mural, tenemos Miro, tenemos Whiteboard (del paquete Microsoft), tenemos Mentimeter, tenemos Mindmeister, hay muchísimas, pero, ¿cuáles son las que más se utilizan? Pues mirad, como Whiteboard está dentro del paquete de Teams y muchísimas empresas, la mayoría lo utilizan. Whiteboard es simplemente un board, un tablero, una pantalla en blanco, que yo comparto pantalla y si estáis en la reunión, todos podéis escribir ahí a la vez, con lo cual, es muy cómodo. Luego, ¿qué utilizo yo mucho? Mural, comparto pantalla y todos podemos poner post-its a la vez y demás. En Mural puedes hacer muchas dinámicas que te puedes trabajar, también hay plantillas y se hace más apetecible, Mural tiene muchas funcionalidades y de verdad que es muy intuitivo. Yo debo reconocer que antes era más de Miro, de hecho, cuando escribí el libro hablé mucho de Miro, pero llevo el último año trabajando más con Mural, también porque las organizaciones es lo que más utilizan. Luego, también empleo mucho Mentimeter, es una aplicación en la que puedes pones una pregunta y sale un código, entonces todo el mundo se mete con el móvil o con el ordenador, pone el código y responde. Puedes ponerlo en función que salga lluvia de ideas, puedes hacer como una votación, tú pones una pregunta y dices cuál “es vuestro color preferido, rojo, verde, azul, amarillo” para que ellos voten. Hay un montón de funcionalidades. Por último, Mindmeister, que es para hacer mapas mentales, también es muy chula, para crear, hacer lluvia de ideas y demás, es muy útil. Yo que os sugiero que elijáis uno o dos y empecéis con ellas, probéis, que funcionan ¡bien!, que no, ¡probáis otra!

Como os digo, esto ayuda mucho crear cohesión en el equipo, a trabajar de manera colaborativa, a que todo el mundo participe, porque una de las cosas que tienen estas herramientas es que todo el mundo puede participar. Y también si hay un moderador que siempre es interesante que haya, o ese dinamizador de las reuniones, es interesante que se vaya fijando si todas las personas participan. Si hay alguien más tímido, estas herramientas son geniales, porque como no hay que hablar, simplemente hay que coger y anotar cosas, funcionan mucho.

Espero que lo pongáis en marcha, que os ayude, cualquier duda aquí me tenéis, y si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

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