En este post te comparto algo que puedes poner en práctica en tus reuniones.

¡Confío que te ayude!

En este post te cuento herramientas muy útiles que te servirán para que tu equipo sea más eficiente y trabaje más cómodo, comprometido y motivado.

¡Disfrútalo!

En este post te cuento algo que me ayuda mucho a gestionar mi agenda de forma muy eficiente.

¡Espero que te ayude!

Hola, ¿qué tal? ¿Cómo estás? Hoy te vengo a hablar de las herramientas de colaboración y de las herramientas de co-creación, que hay mucha gente que cree que son lo mismo y lo mezcla todo, pero son cosas diferentes y creo que es interesante conocerlas, porque además cada vez se utilizan más asiduamente con todos los equipos, y previamente a hablar de ellas, debo de decir algo muy importante y es que hay que tener claros los acuerdos de equipo. Los acuerdos de equipo son como las reglas con las que vamos a trabajar y éstas nos ayudan a ser mucho más eficientes. Tengo un post en el que detallo mucho este tema de los acuerdos del equipo, te lo voy a dejar por aquí para que lo escuches previamente. Creo que te puede ayudar mucho. Entonces, una vez que ya tenemos estos acuerdos de equipo y sabemos cómo vamos a trabajar y ya hemos decidido qué herramientas y demás, os cuento.

Tenemos las herramientas de colaboración, que son herramientas que nos permiten trabajar todo el equipo a la vez, ver lo que está haciendo cada una de las personas del equipo y esto nos permite tener esa trazabilidad de lo que se está realizando en el departamento, en el área o en el equipo transversal que estamos trabajando. Estas herramientas son Planner, Trello, Project, Jira, Monday, hay un montón. Si me preguntáis cuáles son a día de hoy las más usadas, os diría, a nivel proyecto simple o para departamentos que no llevan proyectos de alta complejidad o para tareas más bien de gestión, utilizamos Planner, Trello también, sobre todo Planner. ¿Por qué? Porque Planner está dentro de Teams y es gratuito. Por ello, muchas empresas que antes utilizaban Trello, ahora se están pasando a Planner. Monday también es bastante intuitivo y tiene una versión también más económica, pero como os digo, principalmente se está utilizando Planner. Y Planner se visualiza como si fuera un Kanban en el que tú vas poniendo las columnas que consideres y vas avanzando por ellas. Esas tareas se pueden asignar a personas, os las podéis asignar a vosotros mismos. Lo ideal que sería, que de manera conjunta establezcáis todas las tareas que tenéis en el área y luego también que proactivamente la gente se anime a auto-asignarse esas tareas. No siempre pasa, pero siempre que se pueda es recomendable. Esto en cuanto a las herramientas de colaboración.

Y por otro lado, están las herramientas de co-creación, que son estas herramientas que se utilizan para hacer lluvias de ideas, brainstorming que llamamos, para hacer toma de decisiones conjunta. Entonces, ¿qué herramientas tenemos? Pues mirad, tenemos Mural, tenemos Miro, tenemos Whiteboard (del paquete Microsoft), tenemos Mentimeter, tenemos Mindmeister, hay muchísimas, pero, ¿cuáles son las que más se utilizan? Pues mirad, como Whiteboard está dentro del paquete de Teams y muchísimas empresas, la mayoría lo utilizan. Whiteboard es simplemente un board, un tablero, una pantalla en blanco, que yo comparto pantalla y si estáis en la reunión, todos podéis escribir ahí a la vez, con lo cual, es muy cómodo. Luego, ¿qué utilizo yo mucho? Mural, comparto pantalla y todos podemos poner post-its a la vez y demás. En Mural puedes hacer muchas dinámicas que te puedes trabajar, también hay plantillas y se hace más apetecible, Mural tiene muchas funcionalidades y de verdad que es muy intuitivo. Yo debo reconocer que antes era más de Miro, de hecho, cuando escribí el libro hablé mucho de Miro, pero llevo el último año trabajando más con Mural, también porque las organizaciones es lo que más utilizan. Luego, también empleo mucho Mentimeter, es una aplicación en la que puedes pones una pregunta y sale un código, entonces todo el mundo se mete con el móvil o con el ordenador, pone el código y responde. Puedes ponerlo en función que salga lluvia de ideas, puedes hacer como una votación, tú pones una pregunta y dices cuál “es vuestro color preferido, rojo, verde, azul, amarillo” para que ellos voten. Hay un montón de funcionalidades. Por último, Mindmeister, que es para hacer mapas mentales, también es muy chula, para crear, hacer lluvia de ideas y demás, es muy útil. Yo que os sugiero que elijáis uno o dos y empecéis con ellas, probéis, que funcionan ¡bien!, que no, ¡probáis otra!

Como os digo, esto ayuda mucho crear cohesión en el equipo, a trabajar de manera colaborativa, a que todo el mundo participe, porque una de las cosas que tienen estas herramientas es que todo el mundo puede participar. Y también si hay un moderador que siempre es interesante que haya, o ese dinamizador de las reuniones, es interesante que se vaya fijando si todas las personas participan. Si hay alguien más tímido, estas herramientas son geniales, porque como no hay que hablar, simplemente hay que coger y anotar cosas, funcionan mucho.

Espero que lo pongáis en marcha, que os ayude, cualquier duda aquí me tenéis, y si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

contacto@cristinagmanzano.com

Os cuento qué son los acuerdos de equipo (working agreements) y os dejo un ejemplo que con seguridad os va a ayudar a ver su gran utilidad. ¡Son imprescindibles en cualquier equipo!

Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? Hoy te vengo a hablar de lo increíble de los acuerdos de equipo (working agreements). Te voy a contar un ejemplo de acuerdos de equipo que establecí hace un año en una organización. Era un equipo de finanzas de una empresa del sector industrial, 6 personas incluido el responsable. Permitirme que cambie el nombre de los integrantes del equipo para mantener su confidencialidad.

Estos acuerdos se establecieron para que el equipo fuera más ágiles en su día a día y os garantizo que fue increíble lo que ayudó al equipo en su eficiencia.

Algo que se suele hacer, aunque no siempre, es poner un nombre al equipo, tratamos de darle entidad al grupo y poco a poco configurar y crear sentimiento y espíritu de equipo. En este caso el equipo se llamó NEANDERTAL FUTURO. Creo que solo con el nombre ya intuimos muchas cosas ¿no? ☺️

Comenzamos estableciendo los valores, que fueron: pasión, ilusión, gratitud y honestidad. Establecimos qué era pasión para ellos, ilusión, gratitud y honestidad. Recordemos que una misma palabra puede ser entendida de muchas formas por cada persona y tenemos que alinearnos y entender todos lo mismo.

Roles y responsabilidades. Las establecimos y anotamos cuáles eran de cada persona, siempre indicando que existe corresponsabilidad por parte de los miembros del equipo y si yo termino mi trabajo o cualquier compañero necesita ayuda, la vamos a prestar independientemente de que lo que vaya a hacer no sea mi responsabilidad directa. ¡Esto fundamental!

Objetivos del equipo. Revisamos los objetivos de la organización que dejamos anotado solo por recordarlo, luego los objetivos generales del equipo y luego cada uno indicó cuáles eran los suyos a nivel individual. Buscamos la transparencia y la ayuda de cualquier miembro. Si por ejemplo uno de mis objetivos individuales es mejorar con SAP y hay alguien en el equipo que es muy bueno, esa persona puede ayudarme, darme apoyo y hacer mentorías conmigo.

Una vez establecimos esto primero, luego fuimos comentando varios puntos como son:

• – Para las buenas prácticas, se crea un documento compartido word en el que cada persona se compromete a anotar la cosas/tareas buenas, que le funcionan y cuáles no le han funcionado, no hay que detallar demasiado, sí poner el nombre al lado de la buena práctica por si algún día alguien lee alguna, tiene dudas, saber a quién referirse. Se trata de poner cosas tipo: “fue genial trabajar con el proveedor X (Luis)” o “cuidado con el proveedor X, al final de mes no me entregó a tiempo los informes y me dijo que faltaba un papel nuestro (Luis)”. Consiste en indicar cosas relevantes para los miembros del equipo que les puedan ayudar.

• – Se determina que vamos a usar Planner y se especifica qué es lo que vamos a escribir, si requisitos o tareas y se acuerda que requisitos y se dice que los requisitos conllevan realizar tareas que nos llevan entre 1 semana y 15 días. Si son tareas más pequeñas se agrupan en una que se llame “NOMBRE PERSONA EQUIPO_gestión”.

• – También se acuerda que utilizaremos mensajería Teams para temas urgentes y entre todos determinamos que es la urgencia. En este caso se dijo que son temas que si no se resuelven justo en ese momento bloquean poder avanzar con un tema importante.

• – Como la empresa permite 2 días de teletrabajo y no todo el equipo puede coincidir trabajando – desde casa, en un documento adjunto establecimos los días que cada uno seleccionaron para teletrabajar el 2023.

• – Además, como el horario de trabajo es flexible de 7.30 a 19.30h, cada uno elige cuándo trabajar, pero si se teletrabaja, siempre se ha de estar disponible en las siguientes franjas horarias: de 10 a 13h para reuniones. De no poder, se ha de avisar al equipo.

• – Por otro lado, si alguien se ausenta durante mucho tiempo (más de 1 hora) del puesto de trabajo, estemos o no teletrabajando, no hay problema, pero deberemos avisar al equipo.

• – Se determina también que el tercer jueves de cada mes comeremos juntos. Cada mes una persona del equipo elige el lugar para comer. Se pagará con el dinero del equipo.

• – Algo clave y muy importante. Si alguien se encuentra mal por algo relativo a algún compañero o forma de hacer o gestionar, tiene OBLIGACIÓN de comunicarlo al equipo y dar feedback sobre qué le sucede para buscar juntos una solución. Si el problema es con alguien en concreto, hablará con ese alguien y tratarán de llegar a un acuerdo o solventar la situación. Si no es posible, se comentará a Luis o a Cris y se buscará una alternativa conjunta (en este caso a mí me contrataron para formarles en agilidad y ayudarles a dar los primeros pasos hacía una cultura ágil, de ahí que yo salga aquí).

• – Otro punto que me interesaba tratar era el reconocimiento. Esto es algo que no era frecuente en el equipo y se decidió conjuntamente hacer Kudo Box pero ¡a su manera! Ahí os dejo el link para que podáis ver en qué consiste si no lo conocéis y por supuesto, siempre lo podéis adaptar a vuestro contexto y necesidad.

• – Para tomar decisiones conjuntamente sobre temas en los que hubiera que debatir, emplearemos MURAL, la herramienta de co-creración (estará disponible en noviembre) de la que ya he hablado en otra ocasión y os dejo el link. Muy crear y reflexionar en equipo.

• – Se acuerda además que las reuniones grupales de seguimientos serán moderadas cada vez por un integrante del equipo diferente. Empieza Ane, sigue Julián, María, Luis, Laura y Fernando.

• – Las reuniones que se harán serán: 3 veces a la semana una reunión para ver qué tal va cada persona del equipo y cómo lo lleva, no durará más de 20 min. Y cada 15 días habrá una reunión de revisión y una retrospectiva (os dejo link a un post sobre cómo hago estas reuniones, es un ejemplo). Por recordarlo, en la de revisión se revisa el trabajo que están haciendo los integrantes del equipo y en la retrospectiva cómo está trabajando el equipo y en esta es donde yo entro en juego con diversas dinámicas para ayudarles a reflexionar y a mejorar “como equipo” insisto.

Hay que decir también que este documento lo revisamos cada mes por si hay algo que cambiar y es fantástico por si alguien nuevo se incorpora al equipo. Se le entrega y se le pide que lo lea y si tiene dudas o quiere cambiar o modificar algo, lo puede decir sin problema para hablarlo y ver si es algo aceptado por el resto. Importante decir que para estos acuerdos a mí me gusta, si utilizamos Planner, que estén en la primera columna y si se prefiere aparte, en un documento compartido que siempre esté visible para todos.

Bueno, como ves hay muchas cosas de la que hablar y esto es solo un ejemplo. Cada equipo es un mundo y los acuerdos son muy diversos. Anímate y pruébalo con tu equipo, seas o no el responsable, ¡proponlo! Os ayudará muchísimo en la eficiencia ya que todas las reglas están claras, sabemos qué se espera de nosotros y cómo tenemos que hacer.

Espero que lo hayas disfrutado, si tienes cualquier duda, aquí me tienes y si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

contacto@cristinagmanzano.com