En este post te comparto algo que puedes poner en práctica en tus reuniones.

¡Confío que te ayude!

Hola, ¿qué tal? ¿Cómo estáis? Hoy vengo a hablaros de cómo hago mis reuniones para que sean ágiles y eficaces y eficientes. Es algo que me preguntan mucho y dije, venga va, pues voy a hacer un podcast, un post sobre este tema.

Pues mirad, lo primero que yo hago es que cuando envío la convocatoria, en la propia convocatoria ya va la agenda, para que las personas que vengan sepan de lo que vamos a hablar. Y además solo envío la convocatoria a aquellas personas que realmente tienen que estar. Una de las cosas que vosotros sabréis que se comentan en las empresas como errores, es que se envían convocatorias de reuniones a gente que realmente no tiene por qué asistir y lo que estamos haciendo es no respetar el tiempo de esas personas.

Además, establezco un tiempo, bueno, en la convocatoria se indica, pero cuando se empieza la reunión, yo siempre recuerdo, “para esta reunión tenemos 30 minutos” y si es la primera reunión en la que voy a trabajar de esta manera, o es gente que aún no ha trabajado conmigo, explico un poco cómo lo vamos a hacer. A mí me gusta siempre que haya, creo que es necesario para que sean eficientes, un moderador. En este caso lo soy yo cuando convoco la reunión, pero si trabajo con equipos, lo que hago es que este rol que yo os voy a contar, hago que lo tengan otras personas del equipo. Todo él va rotando para que no sea solo una persona la que se encargue de hacer todo. Al principio de la reunión, cuando os digo que son las primeras que a lo mejor tienen conmigo con esta forma de hacer, con esta metodología, si lo queréis llamar así, nos saludamos y explico “Tenemos 40 minutos para hablar de los temas que os envíe la agenda. Si os parece, empezamos con el primero. En estas reuniones vamos a ir totalmente al grano, paso a paso, punto a punto. Y yo, si os parece, os iré marcando un poco los tiempos para que no se nos vayan”. Entonces, ¿qué pasa? De primeras a veces queda un poco como un poco fuerte, sobre todo me pasa cuando, esto lo cuento mucho, cuando me pasa que trabajo con Latinoamérica, pues ellos lo ven como a veces un poco agresivo, porque ellos, sabes que tienden a hacer unas instrucciones más amplias, a saludarse mucho, a contarse cómo están todos y para que una reunión sea eficiente, eficaz y se termine el tiempo que se tiene que terminar, tenemos que ir un poco más al grano. Bueno, una vez explicado esto, empezamos y se sigue la agenda. Controlamos los tiempos. Controlo y voy dando paso a cada uno de los puntos de la agenda.

Si, por ejemplo, en uno de los puntos se nos va un poco de tiempo, digo, “disculpad, tenemos dos minutos más para tratar este punto. Si vemos que se nos alarga y que no lo podemos cerrar esta reunión, lo hablamos y vemos y posponemos el hablar de este punto en una reunión posterior, pero tenemos 40 minutos”.

Yo intento siempre respetar mucho los tiempos porque creo, además, que es el respeto a las personas, porque las personas tienen sus agendas y tendemos a no respetar las agendas ni de las personas ni tampoco la nuestra. Y esto es algo fundamental. Si yo no respeto mi propia agenda, ¿quién lo va a hacer? Esto es algo que es importante también recalcar.

Quiero comentar además que cuando las reuniones son presenciales, es verdad que a veces, hay que contar como cinco minutos antes, cinco minutos después, que siempre se me suelen ir, los saludos son más largos, los cierres, hay otro tipo de reacciones, mientras que en el online es todo más fácil en este sentido para hacerlas en el tiempo exacto.

Luego, una vez que llegamos al final y que ya vamos controlando que se cumpla todo, tenemos que llegar a unos acuerdos. En este caso, si yo estoy moderando, tomo nota de quién va a hacer qué, quién se encarga de cada cosa. Si yo siempre trato, si son mis equipos, de que sean las personas las que decidan de qué se va a encargar cada una. Lanzo la pregunta de: “¿quién se encarga de esto que tenemos que hacer?”. Prefiero que la gente levante la mano. Recordemos que una persona se va a comprometer mucho más cuando lo dice ella misma que cuando es impuesto. Luego, de todos estos acuerdos, establecemos qué acuerdos o qué cosas conllevan un seguimiento y establecemos los puntos de seguimiento y luego lo anotamos todo en un documento compartido.

Yo intento no enviamos e-mails para enviar el cierre de reuniones, porque al final se acumulan e-mails y tampoco sirven de mucho. Entonces, ¿yo qué hago? Decidimos de forma conjunta dónde lo ponemos y generalmente es en la herramienta colaborativa con la que se esté trabajando, puede ser Planner, Trello, Microsoft Project, la que sea, o bien lo ponemos en un drive compartido en SharePoint, en el lugar que se acuerde entre todos. Lo ponemos en ese lugar para que la gente pueda recurrir y pueda revisarlo cuando necesite.

Y algo que siempre hago al final de las reuniones es dejar cinco minutos, no más, para analizar cómo ha sido la reunión en sí, cómo la han percibido, qué cambios harían, si les ha gustado también que cumplamos los tiempos, que seamos muy estrictos, qué cosas podemos mejorar para las próximas reuniones, cómo se han sentido ellos durante la reunión, si se han sentido partícipes o no y que lo comenten. Para esta última parte suelo utilizar la dinámica que se llama Happiness Door, que os la comenté en un podcast de hace unos meses. Os dejo el link para que podáis escuchar en qué consiste. Pero es algo muy simple en el que pongo unos iconos, si es online, lo pongo en una herramienta de colaboración, una herramienta de co-creación como puede ser Mural, en el que pongo un icono con una cara sonriente, un icono con una cara seria y un icono con una cara triste, para que ellos se animen y pongan post-its o escriban directamente qué cosas les han gustado, qué cosas cambiarían y qué cosas podrían eliminar.

Espero que esto te resulte interesante, que lo puedas poner en práctica con tus equipos y con las personas que trabajes.

Si tienes alguna duda, sabes que aquí me tienes y si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

contacto@cristinagmanzano.com

En este post te cuento herramientas muy útiles que te servirán para que tu equipo sea más eficiente y trabaje más cómodo, comprometido y motivado.

¡Disfrútalo!

Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? Hoy te vengo a hablar de herramientas de Management 3.0, pero no te asustes por estas herramientas porque son solo técnicas que puedes utilizar con tu equipo para mejorar en diferentes cosas y de verdad que ayudan muchísimo. Hay algunas que ya te he comentado en otros posts que te voy a dejar el link, pero te voy a contar algunas nuevas que me funcionan muy bien, a ver qué te parecen por si alguna la puedes aplicar con tus equipos.

Una de ellas se llama Niko Niko Calendar, que parece así muy raro pero muy simple. ¿En qué consiste? En que nosotros ponemos, como en una tabla, los nombres de todas las personas de nuestro equipo en vertical y arriba ponemos los días del mes, del 1 al 30. Entonces, cada día que trabajamos lo que se trata es que vamos a poner cómo nos encontramos, si ha sido un buen día, si ha sido un día regular o si ha sido un día horrible. También podemos poner cuatro mediciones, un muy buen día, un buen día, un día regular y un día horrible, esto como queráis.

Yo a veces pongo cuatro, a veces pongo tres, no tengo una norma. Entonces, ¿cómo lo hacemos? Te cuento. Si es en presencial yo lo que hago es que lo pego en la pared, no os preocupéis que aquí en el post os voy a dejar alguna imagen, lo pego en la pared y entonces poniendo los nombres, siempre pongo el loguito de la empresa de mágica de Mono y arriba pongo los días del mes. Se trata de que cuando yo termino de trabajar ese día del mes, pongo un gomet, estas pegatinas de los niños redonditas, del color que corresponda a cómo yo me siento, yo suelo poner el verde un buen día, el amarillo un día regular y el rojo un día horrible. Pongo un color en cada uno de los días en mi nombre, pongo un color, ahí lo veis.

Eso me sirve a mí para medir cómo está el equipo. Si veo que hay muchos rojos, tenemos que parar, tenemos que analizar, ver qué ha pasado, qué no ha pasado, si ha habido alguna discusión, si es que están sobrecargos de trabajo, etc. y lo gestionamos.

Ejemplo de Niko Niko Calendar en Mural (quité el logo de empresa)

Es como un medidor de cómo se encuentra el equipo. Quienes conozcáis las encuestas de clima y conozcáis las “pulse”, que son unas miniencuestas que se lanzan a equipos o a toda la organización en diferentes momentos del año, es parecido a esto, pero digamos que tenemos la medición diaria. Entonces, a ti como como manager o como persona que está gestionando en ese momento el equipo, te viene muy bien para saber cómo se encuentra y actuar de una u otra manera.

Luego tenemos otra técnica que se llama Happiness door, el nombre puede sonar extrapero, pero que vais a ver que es muy simple y muy útil. Yo lo utilizo principalmente en dos momentos. Lo utilizo para el final de formaciones y para el final de algunas reuniones. ¿Y en qué consiste? En una hoja o en un mural también online, porque esto que os he contado también lo podéis hacer en un mural online. Les pego los nombres de las personas, los días del año, lo mismo. Pues esto igual. Cojo en un mural, por ejemplo, y pongo un icono, como los iconos de Whatsapp, de una cara sonriente, una cara como seria y una cara triste.

Ejemplo de una Happiness Door tras una reunión en presencial a la izquierda y a la derecha ejemplo de cómo planteo la misma técnica en Mural.

Entonces, tienen que anotar post-its, escribiendo qué cosas han hecho bien en el equipo, o sea, lo hemos hecho bien en la reunión y que está funcionando en el equipo, qué cosas tenemos que mejorar y qué cosas queremos eliminar. Recordad que para mí es muy importante crear este espíritu de equipo, que trabajamos juntos, que nos ayudamos, que todo el mundo aporte, todo el mundo, las opiniones de todos son importantes. Es importante que todo el mundo opine, de hecho, yo obligo a que todo el mundo, al menos, ponga un post-it.

Se trata de trabajar sobre el equipo, no sólo el proceso, el procedimiento, lo que estamos trabajando en sí, el producto que estamos haciendo, sino también cómo estamos como equipo, porque si no trabajamos el equipo luego vamos a ser menos eficientes, si hay roces, si hay discusiones, si tenemos mucha cara del trabajo y no sabemos gestionarlo, eso va a provocar que no seamos tan eficientes. Os pongo un ejemplo para que veáis que es muy simple, pero muy útil.

Y luego otra que la utilizo cuando los equipos ya son bastante más maduros, que se llama Feedback Lottery. ¿Por qué tienen que estar maduros? Porque cuando el equipo ya es más maduro, se da un feedback de una manera más informal y frecuente, los miembros están preparados para hacer esto. ¿En qué consiste esta herramienta? Meto en una cajita los nombres de todo el equipo y cada persona coge un papelito y le sale un nombre, a mí me sale Ana por ejemplo. Pues se trata de que yo me tome un café y de una manera de informal nos demos feedbback Ana y yo, entre nosotras y que nos digamos qué cosas estamos haciendo muy bien y qué cosas podemos mejorar, pero entre los miembros del equipo. Por esto, como veis, el equipo tiene que estar maduro y tenemos que haberlo preparado también para que sepa cómo dar feedback, porque hay gente que no está preparada y no sabe cómo hacerlo, entonces es muy importante primero que trabajemos la parte de cómo dar ese feedback, que os dejaré también alguna cosita por aquí.

Estas son tres herramientas que yo utilizo muchísimo, que me resultan muy muy interesantes, muy útiles y que espero que os animéis a poner alguna en práctica, que me contéis y cualquier duda, ya sabéis dónde estoy y ya sabes, si te gusta, ¡comparte!

Links a otros posts que también pueden interesarse:

Management 3.0: Martie. Parte 1: https://www.cristinagmanzano.com/management-3-0-martie-parte-1/

Management 3.0: Martie. Parte 2: https://www.cristinagmanzano.com/management-3-0-algunas-herramientas-parte-2/

Cómo dar FEEDBACK en cualquier ámbito de nuestra vida: https://www.cristinagmanzano.com/como-dar-feedback-en-cualquier-ambito/

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. Gestión de proyectos.

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.

Formación I Cultura Agile I Gestión cambio I Coaching I Orientación Profesional

contacto@cristinagmanzano.com

En este post te cuento algo que me ayuda mucho a gestionar mi agenda de forma muy eficiente.

¡Espero que te ayude!

Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? ¡Cómo no yo iba a meter a lo largo del año algún podcast, algún post que hablara de planificación y organización! Porque todo el que me conocéis, sabéis que es uno de mis puntos fuertes y lo trabajo mucho y además lo trabajo muy relacionado con la agilidad, utilizando herramientas ágiles y hay algo que os quiero comentar que creo que a lo mejor puede ayudar a gestionarse mejor, porque algo que me encuentro es que la gente no respeta sus propias agendas. Es decir, ¿yo para qué invierto un montón de tiempo planificándome y poniéndome todo en la agenda, si luego no lo cumplo? ¿Qué está pasando ahí? Analicémoslo.

¿Qué es lo que me pasa con muchas personas que son demasiado ambiciosos? Es decir, si tú sabes que tu trabajo diario, durante las ocho horas, tres de ellas o cuatro incluso, van a ser de imprevistos y no vas a poder seguir la agenda, no te lo marques en agenda, porque lo único que vas a hacer es frustrarte. Déjate cuatro horas libres y te marcas las otras cuatro, porque si ya sabes de antemano que no lo vas a cumplir, ¿para qué ponerlo en agenda? Te estás agobiando. Este como primer punto.

Otro segundo punto es que muchas veces nos llaman y nos dicen: “es que es urgente”, envíame tal cosa. Recordad, ¿urgencia para quién y qué es urgencia? Porque para mí la urgencia a lo mejor es que lo necesitas ya mismo y para la persona que lo está pidiendo, la urgencia es que lo necesita en 48 horas. Recordad esto, de verdad, recordadlo, porque me ha pasado muchas veces y ayuda solo el mero hecho de tomar conciencia de esto. A quien nos lo pide, le podemos decir: “ok, te lo paso (si hoy es martes) el jueves a la hora de comer, sin falta lo tienes”. Normalmente te dicen: “vale, ok”. Normalmente. Otra cosa es que por algo puntual no se pueda. También decir, “mira, ahora mismo me pillas con algo”, imaginad que estáis haciendo algo que para vosotros es importante y es urgente, para vosotros. Decimos “Mira, ahora mismo me pillas con una cosa que es muy importante y urgente, déjame día y medio porque no llego ahora mismo y tengo que entregar esto”. Y me decís: “sí, claro, pero ¿cuándo viene mi jefe y me lo pide?”. Ok, si tú sabes que esto va a pasar, insisto, resérvate horas del día para esto que pueda pasar. Se llaman colchones de tiempo y te los tienes que reservar, porque si no, tu agenda no tiene sentido y al final te abrumas, te agobias, piensas: “no he hecho nada”. No es que no hayas hecho nada, has hecho millones de cosas. Lo que pasa que no has hecho ninguna de las que tenías planificadas, pero ¡por qué no has sido realista con tu tiempo! Yo siempre digo, hay 2 cosas claves, el ser realista y el ser egoísta. Y ahora lo voy a explicar. Ser realista, como os he dicho, si yo mi día me lo voy a comer con imprevistos, me tengo que dejar medio día libre y solo ponerme cosas para hacer durante cuatro horas. Por otro lado, tengo que ser egoísta con mi agenda. Si yo me he puesto en esas cuatro horas que tengo que hacer X cosas y me vienen preguntando cosas, digamos “me pillas ahora que no te puedo atender, pero no te preocupes que mañana a primera hora comentamos”. Tengo que ser egoísta y respetar mi propia agenda.

Os aseguro que si no, no hay manera, porque al final todos trabajamos con muchísimas personas que si nos dejamos llevar, pues se nos va el tiempo y no avanzamos con lo que realmente también es importante. Recordad que la importancia es lo que lleva al logro de nuestros objetivos, no la urgencia. La urgencia lleva a, bueno, pues como yo digo, también hay que definir la urgencia, nos lleva a sacar cosas que dicen que son urgentes, pero yo siempre digo, urgente es cuando se quema la casa. Si se me está quemando la casa, eso es urgencia. Pero si la casa no se quema, no será tan urgente. Seguro que puede esperar 24 horas, fíjate, no te digo más. ¿Por qué? Porque yo en 24 horas, cuando termino mi día, me da tiempo a planificar el día siguiente y meter esta cosa urgente que me han mandado, pero necesito un tiempo mínimo para yo poder reorganizar mi agenda, porque si no es que es una auténtica locura. Entonces, por favor, recuerda esto. Resérvate colchones del tiempo que creas necesario y revisa la agenda si está siendo realista, porque a veces nos ponemos reuniones una tras otra y no tenemos tiempo para revisar ni para analizar lo que ha pasado.

Si no es realista, si no lo vas a cumplir, ¿qué sentido tiene que te lo pongas en la agenda? Déjatelo en un “to do” y poco a poco lo vas metiendo en agenda cuando tengas el espacio, pero si no tienes el espacio, no merece la pena, porque lo único que vas a hacer es acabar frustrado y agobiado, y eso no lo queremos. Y, por otro lado, sé egoísta con tu agenda y respétate. Si hemos dejado los correspondientes colchones del tiempo, entonces el resto de cosas que tienes que hacer, sí que las tenemos que hacer, ¿no? Perfecto, pues respétate a ti misma y a ti mismo y di “ok, esto lo tengo que hacer, dame un minuto, lo hablamos mañana, nos tomamos a la hora de comer un café” en los colchones del tiempo que tú te has reservado, pero respétate, porque si no te respetas tú a ti mismo la agenda, no lo va a hacer nadie, te lo aseguro.

Espero que esto te ayude a gestionarte un poquito mejor, cualquier duda, ya sabéis a dónde me tenéis, y como ya sabes, si te gusta, ¡comparte!

Links a otros posts que pueden interesarte:

Una AGENDA 10: https://www.cristinagmanzano.com/una-agenda-10/

El mejor MÉTODO PARA GESTONAR TU TIEMPO. Parte 1: https://www.cristinagmanzano.com/el-mejor-metodo-para-gestionar-tu-2/

El mejor MÉTODO PARA GESTONAR TU TIEMPO. Parte 2: https://www.cristinagmanzano.com/el-mejor-metodo-para-gestionar-tu/

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. Gestión de proyectos.

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.

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Hola, ¿qué tal? ¿Cómo estás? Hoy te vengo a hablar de las herramientas de colaboración y de las herramientas de co-creación, que hay mucha gente que cree que son lo mismo y lo mezcla todo, pero son cosas diferentes y creo que es interesante conocerlas, porque además cada vez se utilizan más asiduamente con todos los equipos, y previamente a hablar de ellas, debo de decir algo muy importante y es que hay que tener claros los acuerdos de equipo. Los acuerdos de equipo son como las reglas con las que vamos a trabajar y éstas nos ayudan a ser mucho más eficientes. Tengo un post en el que detallo mucho este tema de los acuerdos del equipo, te lo voy a dejar por aquí para que lo escuches previamente. Creo que te puede ayudar mucho. Entonces, una vez que ya tenemos estos acuerdos de equipo y sabemos cómo vamos a trabajar y ya hemos decidido qué herramientas y demás, os cuento.

Tenemos las herramientas de colaboración, que son herramientas que nos permiten trabajar todo el equipo a la vez, ver lo que está haciendo cada una de las personas del equipo y esto nos permite tener esa trazabilidad de lo que se está realizando en el departamento, en el área o en el equipo transversal que estamos trabajando. Estas herramientas son Planner, Trello, Project, Jira, Monday, hay un montón. Si me preguntáis cuáles son a día de hoy las más usadas, os diría, a nivel proyecto simple o para departamentos que no llevan proyectos de alta complejidad o para tareas más bien de gestión, utilizamos Planner, Trello también, sobre todo Planner. ¿Por qué? Porque Planner está dentro de Teams y es gratuito. Por ello, muchas empresas que antes utilizaban Trello, ahora se están pasando a Planner. Monday también es bastante intuitivo y tiene una versión también más económica, pero como os digo, principalmente se está utilizando Planner. Y Planner se visualiza como si fuera un Kanban en el que tú vas poniendo las columnas que consideres y vas avanzando por ellas. Esas tareas se pueden asignar a personas, os las podéis asignar a vosotros mismos. Lo ideal que sería, que de manera conjunta establezcáis todas las tareas que tenéis en el área y luego también que proactivamente la gente se anime a auto-asignarse esas tareas. No siempre pasa, pero siempre que se pueda es recomendable. Esto en cuanto a las herramientas de colaboración.

Y por otro lado, están las herramientas de co-creación, que son estas herramientas que se utilizan para hacer lluvias de ideas, brainstorming que llamamos, para hacer toma de decisiones conjunta. Entonces, ¿qué herramientas tenemos? Pues mirad, tenemos Mural, tenemos Miro, tenemos Whiteboard (del paquete Microsoft), tenemos Mentimeter, tenemos Mindmeister, hay muchísimas, pero, ¿cuáles son las que más se utilizan? Pues mirad, como Whiteboard está dentro del paquete de Teams y muchísimas empresas, la mayoría lo utilizan. Whiteboard es simplemente un board, un tablero, una pantalla en blanco, que yo comparto pantalla y si estáis en la reunión, todos podéis escribir ahí a la vez, con lo cual, es muy cómodo. Luego, ¿qué utilizo yo mucho? Mural, comparto pantalla y todos podemos poner post-its a la vez y demás. En Mural puedes hacer muchas dinámicas que te puedes trabajar, también hay plantillas y se hace más apetecible, Mural tiene muchas funcionalidades y de verdad que es muy intuitivo. Yo debo reconocer que antes era más de Miro, de hecho, cuando escribí el libro hablé mucho de Miro, pero llevo el último año trabajando más con Mural, también porque las organizaciones es lo que más utilizan. Luego, también empleo mucho Mentimeter, es una aplicación en la que puedes pones una pregunta y sale un código, entonces todo el mundo se mete con el móvil o con el ordenador, pone el código y responde. Puedes ponerlo en función que salga lluvia de ideas, puedes hacer como una votación, tú pones una pregunta y dices cuál “es vuestro color preferido, rojo, verde, azul, amarillo” para que ellos voten. Hay un montón de funcionalidades. Por último, Mindmeister, que es para hacer mapas mentales, también es muy chula, para crear, hacer lluvia de ideas y demás, es muy útil. Yo que os sugiero que elijáis uno o dos y empecéis con ellas, probéis, que funcionan ¡bien!, que no, ¡probáis otra!

Como os digo, esto ayuda mucho crear cohesión en el equipo, a trabajar de manera colaborativa, a que todo el mundo participe, porque una de las cosas que tienen estas herramientas es que todo el mundo puede participar. Y también si hay un moderador que siempre es interesante que haya, o ese dinamizador de las reuniones, es interesante que se vaya fijando si todas las personas participan. Si hay alguien más tímido, estas herramientas son geniales, porque como no hay que hablar, simplemente hay que coger y anotar cosas, funcionan mucho.

Espero que lo pongáis en marcha, que os ayude, cualquier duda aquí me tenéis, y si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

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Os cuento qué son los acuerdos de equipo (working agreements) y os dejo un ejemplo que con seguridad os va a ayudar a ver su gran utilidad. ¡Son imprescindibles en cualquier equipo!

Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? Hoy te vengo a hablar de lo increíble de los acuerdos de equipo (working agreements). Te voy a contar un ejemplo de acuerdos de equipo que establecí hace un año en una organización. Era un equipo de finanzas de una empresa del sector industrial, 6 personas incluido el responsable. Permitirme que cambie el nombre de los integrantes del equipo para mantener su confidencialidad.

Estos acuerdos se establecieron para que el equipo fuera más ágiles en su día a día y os garantizo que fue increíble lo que ayudó al equipo en su eficiencia.

Algo que se suele hacer, aunque no siempre, es poner un nombre al equipo, tratamos de darle entidad al grupo y poco a poco configurar y crear sentimiento y espíritu de equipo. En este caso el equipo se llamó NEANDERTAL FUTURO. Creo que solo con el nombre ya intuimos muchas cosas ¿no? ☺️

Comenzamos estableciendo los valores, que fueron: pasión, ilusión, gratitud y honestidad. Establecimos qué era pasión para ellos, ilusión, gratitud y honestidad. Recordemos que una misma palabra puede ser entendida de muchas formas por cada persona y tenemos que alinearnos y entender todos lo mismo.

Roles y responsabilidades. Las establecimos y anotamos cuáles eran de cada persona, siempre indicando que existe corresponsabilidad por parte de los miembros del equipo y si yo termino mi trabajo o cualquier compañero necesita ayuda, la vamos a prestar independientemente de que lo que vaya a hacer no sea mi responsabilidad directa. ¡Esto fundamental!

Objetivos del equipo. Revisamos los objetivos de la organización que dejamos anotado solo por recordarlo, luego los objetivos generales del equipo y luego cada uno indicó cuáles eran los suyos a nivel individual. Buscamos la transparencia y la ayuda de cualquier miembro. Si por ejemplo uno de mis objetivos individuales es mejorar con SAP y hay alguien en el equipo que es muy bueno, esa persona puede ayudarme, darme apoyo y hacer mentorías conmigo.

Una vez establecimos esto primero, luego fuimos comentando varios puntos como son:

• – Para las buenas prácticas, se crea un documento compartido word en el que cada persona se compromete a anotar la cosas/tareas buenas, que le funcionan y cuáles no le han funcionado, no hay que detallar demasiado, sí poner el nombre al lado de la buena práctica por si algún día alguien lee alguna, tiene dudas, saber a quién referirse. Se trata de poner cosas tipo: “fue genial trabajar con el proveedor X (Luis)” o “cuidado con el proveedor X, al final de mes no me entregó a tiempo los informes y me dijo que faltaba un papel nuestro (Luis)”. Consiste en indicar cosas relevantes para los miembros del equipo que les puedan ayudar.

• – Se determina que vamos a usar Planner y se especifica qué es lo que vamos a escribir, si requisitos o tareas y se acuerda que requisitos y se dice que los requisitos conllevan realizar tareas que nos llevan entre 1 semana y 15 días. Si son tareas más pequeñas se agrupan en una que se llame “NOMBRE PERSONA EQUIPO_gestión”.

• – También se acuerda que utilizaremos mensajería Teams para temas urgentes y entre todos determinamos que es la urgencia. En este caso se dijo que son temas que si no se resuelven justo en ese momento bloquean poder avanzar con un tema importante.

• – Como la empresa permite 2 días de teletrabajo y no todo el equipo puede coincidir trabajando – desde casa, en un documento adjunto establecimos los días que cada uno seleccionaron para teletrabajar el 2023.

• – Además, como el horario de trabajo es flexible de 7.30 a 19.30h, cada uno elige cuándo trabajar, pero si se teletrabaja, siempre se ha de estar disponible en las siguientes franjas horarias: de 10 a 13h para reuniones. De no poder, se ha de avisar al equipo.

• – Por otro lado, si alguien se ausenta durante mucho tiempo (más de 1 hora) del puesto de trabajo, estemos o no teletrabajando, no hay problema, pero deberemos avisar al equipo.

• – Se determina también que el tercer jueves de cada mes comeremos juntos. Cada mes una persona del equipo elige el lugar para comer. Se pagará con el dinero del equipo.

• – Algo clave y muy importante. Si alguien se encuentra mal por algo relativo a algún compañero o forma de hacer o gestionar, tiene OBLIGACIÓN de comunicarlo al equipo y dar feedback sobre qué le sucede para buscar juntos una solución. Si el problema es con alguien en concreto, hablará con ese alguien y tratarán de llegar a un acuerdo o solventar la situación. Si no es posible, se comentará a Luis o a Cris y se buscará una alternativa conjunta (en este caso a mí me contrataron para formarles en agilidad y ayudarles a dar los primeros pasos hacía una cultura ágil, de ahí que yo salga aquí).

• – Otro punto que me interesaba tratar era el reconocimiento. Esto es algo que no era frecuente en el equipo y se decidió conjuntamente hacer Kudo Box pero ¡a su manera! Ahí os dejo el link para que podáis ver en qué consiste si no lo conocéis y por supuesto, siempre lo podéis adaptar a vuestro contexto y necesidad.

• – Para tomar decisiones conjuntamente sobre temas en los que hubiera que debatir, emplearemos MURAL, la herramienta de co-creración (estará disponible en noviembre) de la que ya he hablado en otra ocasión y os dejo el link. Muy crear y reflexionar en equipo.

• – Se acuerda además que las reuniones grupales de seguimientos serán moderadas cada vez por un integrante del equipo diferente. Empieza Ane, sigue Julián, María, Luis, Laura y Fernando.

• – Las reuniones que se harán serán: 3 veces a la semana una reunión para ver qué tal va cada persona del equipo y cómo lo lleva, no durará más de 20 min. Y cada 15 días habrá una reunión de revisión y una retrospectiva (os dejo link a un post sobre cómo hago estas reuniones, es un ejemplo). Por recordarlo, en la de revisión se revisa el trabajo que están haciendo los integrantes del equipo y en la retrospectiva cómo está trabajando el equipo y en esta es donde yo entro en juego con diversas dinámicas para ayudarles a reflexionar y a mejorar “como equipo” insisto.

Hay que decir también que este documento lo revisamos cada mes por si hay algo que cambiar y es fantástico por si alguien nuevo se incorpora al equipo. Se le entrega y se le pide que lo lea y si tiene dudas o quiere cambiar o modificar algo, lo puede decir sin problema para hablarlo y ver si es algo aceptado por el resto. Importante decir que para estos acuerdos a mí me gusta, si utilizamos Planner, que estén en la primera columna y si se prefiere aparte, en un documento compartido que siempre esté visible para todos.

Bueno, como ves hay muchas cosas de la que hablar y esto es solo un ejemplo. Cada equipo es un mundo y los acuerdos son muy diversos. Anímate y pruébalo con tu equipo, seas o no el responsable, ¡proponlo! Os ayudará muchísimo en la eficiencia ya que todas las reglas están claras, sabemos qué se espera de nosotros y cómo tenemos que hacer.

Espero que lo hayas disfrutado, si tienes cualquier duda, aquí me tienes y si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0

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